Hoje em dia, é difícil encontrar pessoas que não sabem o que é um e-mail, pelo menos em países informatizados.
Para muitos, o e-mail é uma ferramenta digital obsoleta cuja utilização é ínfima para uma parte da população. No entanto, a realidade é diferente.
Embora seja verdade que é um dos sistemas digitais mais antigos da Internet, o e-mail continua a ser útil e necessário para realizar muitas ações. Desde subscrever um blog que adoras, até comprar qualquer item na Internet, se não tiveres um e-mail, nenhuma dessas ações é possível.
A menos que, as plataformas em que estiveres tenham um sistema de notificação e aviso de um tipo diferente.
Seja como for, o e-mail continua a ser um recurso útil que, se ainda não o conheces ou não é muito clara a sua utilidade, convidamos-te a descobrir tudo neste artigo. A seguir, vamos dizer-te o que é um e-mail, como criar um e-mail de empresa e quais são as vantagens de ter um para o teu negócio.
Conteúdo do artigo
O que é um e-mail?
O correio eletrónico também conhecido como email ou e-mail é um serviço digital que permite a troca de mensagens entre diferentes utilizadores. Este processo é realizado através da conexão entre os diferentes servidores que trabalham como emissores e recetores das mensagens.
Se fizermos uma analogia com o correio tradicional, os servidores seriam as caixas de correio. De facto, este é o nome dado às diferentes secções que tens na tua conta de e-mail: caixa de entrada, enviada, apagada, etc.
Quando crias uma conta de e-mail, esta deve necessariamente ser protegida com o teu nome de utilizador e senha. Um nome de utilizador único e uma senha, de preferência forte com carateres alfanuméricos, letras maiúsculas e carateres especiais.
Os endereços de e-mail usam o @ para separar o nome de utilizador do servidor onde o endereço de e-mail está hospedado.
Através deste sistema é possível enviar mensagens de texto, mas também arquivos multimídia como imagens, vídeos, áudios, arquivos comprimidos, entre outros.
É um recurso extremamente útil que é amplamente utilizado especialmente no setor empresarial.
Como criar um e-mail corporativo?
Se o teu negócio tem presença na Internet, é essencial que tenha um endereço de e-mail próprio. Isto proporciona uma imagem séria, profissional e fiável para o utilizador. Além disso, se usares o teu endereço de e-mail pessoal como ferramenta de comunicação da tua empresa, só irás preencher a tua caixa de entrada com spam.
A diferença entre um e-mail pessoal e um e-mail corporativo é o nome de utilizador. Este normalmente tem o nome da pessoa ou departamento que representa, seguido do @ e do nome da empresa.
Embora possas criar um endereço de e-mail gratuito para a tua empresa, por exemplo xxx@gmail.com, são mais profissionais os e-mails que têm o nome do negócio no lugar onde agora se aponta o servidor.
(Vale a pena notar que o Gmail tem uma opção para e-mails corporativos pagos)
Para exibir o nome da empresa desta forma terás que contratar serviços web pagos que alguns já estão incluídos ao contratar uma hospedagem para alojar o site da tua empresa.
Como mencionei antes, o Gmail oferece um serviço para criar e-mails corporativos que tem muitas vantagens. Outros provedores que encontrarás ao contratar uma hospedagem para a tua empresa.
Neste sentido, os elementos essenciais para criar um e-mail corporativo que te permita alojar várias contas de e-mail são:
– Hospedagem: Na web encontrarás diferentes opções oferecidas a diferentes preços e com diferentes funcionalidades. Descobre qual é a melhor alternativa para a tua empresa.
– Domínio: Para criar uma conta de e-mail corporativo vais precisar de um domínio próprio que leva o nome do teu negócio.
Com estes elementos podes criar uma ou mais contas de e-mail digital para a tua empresa. A forma de fazê-lo passo a passo dependerá da hospedagem contratada e de como tenha configurado este procedimento.
É um investimento que vale muito a pena porque foram comprovadas a segurança e confiança comprovadas que transmitem ao utilizador.
Benefícios do e-mail para as empresas
Além do profissionalismo que transmite um e-mail corporativo, há muitas vantagens para o utilizador e para o funcionamento interno da empresa, em ter esta ferramenta digital.
A seguir, apresentamos todos os benefícios dos e-mails personalizados para empresas tanto nos processos internos como na imagem projetada pela empresa.
Principais vantagens de um e-mail corporativo
Como já te dissemos no início, um e-mail corporativo transmite seriedade e confiança, por isso é uma arma importante para a tua estratégia comercial.
Melhora a imagem de marca
Ter um e-mail da empresa que identifica o canal oficial através do qual os utilizadores podem comunicar com ela, irá aumentar significativamente a tua imagem de marca.
Isto mostra que é uma empresa séria que leva tempo e recursos para investir num e-mail corporativo. Denota profissionalismo, algo que é essencial para o utilizador ao confiar num determinado negócio.
Aperfeiçoa a gestão
Uma conta de e-mail corporativo permite-te gerenciar mensagens de forma eficiente, bem como adicionar novas contas de e-mail para todos os membros do negócio. Podem ser criados grupos e listas de trabalho que permitem que a comunicação interna da empresa flua fácil e rapidamente.
Um e-mail corporativo permite-te implementar estratégias de marketing altamente eficazes, como campanhas de e-mail marketing, através das quais é possível enviar informações para toda a tua lista de clientes.
Controlo da comunicação
As contas de e-mails corporativos permitem diagnosticar e controlar o envio e receção de todas as mensagens. Isto é essencial para saber quais mensagens foram recebidas, se foram abertas, quais foram rejeitadas ou aquelas que não chegaram ao seu destinatário.
Se a tua equipa de trabalho for grande ou dividida em vários departamentos, ter um gestor de e-mails e de mensagens é uma ótima forma de organizar as tuas mensagens.
Estes administradores de correio permitem-te agilizar o serviço ao cliente com uma caixa de entrada partilhada, onde é póssivel atribuir e-mails a diferentes membros da equipa para colocar o cliente em contato com o especialista correspondente.
A ferramenta *Crisp*, por exemplo, é uma excelente opção.
Esta é uma informação essencial para qualquer empresa cuja comunicação corporativa é feita via e-mail.
Segurança
Em comparação com as contas gratuitas ou pessoais, as contas de e-mails corporativos têm um nível de segurança mais elevado. Não só irás proteger os dados e ficheiros pessoais da tua empresa, mas também os dos teus clientes, o que influencia a confiança que o teu negócio gera.
Para isso, apresentam medidas extremas de segurança, como firewalls, antivírus e sistemas anti-spam avançados.
Conclusões
Como podes ver, o e-mail está longe de ser uma ferramenta digital obsoleta, bem pelo contrário. Tanto nas contas pessoais como nos e-mails corporativos, o uso de e-mails continuará a ser essencial para a comunicação digital.
E embora as redes sociais sejam também um canal de comunicação muito importante entre os consumidores e os diferentes negócios, o e-mail de empresa é o principal recurso para os processos de comunicação mais formais.
A tua empresa tem um e-mail corporativo? Se for esse o caso, conta-nos a tua experiência com esta ferramenta.
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