o que é o fecho de caixa?

O fecho ou contagem de caixa consiste em verificar periodicamente os recibos de caixa, quer se trate de dinheiro, de cheques ou de qualquer outra forma de pagamento. Normalmente é feito no final do dia de trabalho, mas também pode ser feito noutras alturas, dependendo do horário estabelecido para esta atividade. A contagem surpresa de dinheiro pode até ser efectuada para fins de auditoria, de modo a detetar falhas de gestão, negligência e até intenções criminosas relacionadas com o manuseamento de dinheiro.

De seguida, veremos como fazer um fecho de caixa com o procedimento tradicional e que medidas podem ser tomadas para evitar perdas na medida do possível.

Como efetuar um fecho de caixa: procedimento tradicional

Não existe um procedimento único para efetuar uma contagem de caixa. Tudo depende do tipo de empresa, do planeamento das vendas, do horário de funcionamento, do pessoal disponível e de muitos outros factores.

Por conseguinte, o melhor é analisar o procedimento tradicional. Este é o procedimento seguido pelos pequenos estabelecimentos comerciais, bem como pelos mercados e supermercados:

1. Começar o dia com um montante fixo de dinheiro, que, por precaução, deve ser verificado antes da abertura do estabelecimento.
2. No final do dia, efetuar as seguintes operações:
   1. Contar as notas, ordenando-as por denominações (1000, 500, 100, 50, etc.). O mesmo deve ser feito, pacientemente, com as moedas, os cheques e as notas promissórias.
   2. Faz as contas e, quando tiveres o total, subtrai o montante com que começaste o dia. O resultado deve corresponder ao que aparece no ecrã do terminal.
   3. Ordene o dinheiro de acordo com o seu destino e deposite os diferentes montantes nos locais estabelecidos.

O procedimento tradicional ensina-nos a fechar a caixa registadora de uma forma simples e rápida e também nos permite mudar facilmente de caixa. No entanto, tem a desvantagem de requerer apenas um empregado para manter as contas em ordem. Se várias pessoas manusearem a caixa, pode ocorrer um desequilíbrio, para não falar da possibilidade de o empregado manipular as contas com o objetivo de roubar.

como fechar a caixa sem perdas?

Muitas pessoas costumam se perguntar como fazer um fechamento de caixa perfeito. Para isso, basta seguirmos algumas orientações de bom senso que nos ajudam a controlar o processo. Vejamos algumas delas:

1. Não retirar dinheiro da caixa para saldar qualquer tipo de contas, pois isso contribui para complicar os cálculos e criar dificuldades, especialmente se houver mais do que uma pessoa a manusear a caixa.
2. Manter um pessoal permanente e competente para efetuar a contagem do dinheiro. Se a pessoa responsável mudar de tempos a tempos, há uma grande probabilidade de ocorrerem esquecimentos e até roubos.
3. Automatize o processo utilizando um ERP ou sistema de planeamento de recursos empresariais. Lembre-se que a maioria dos erros contabilísticos são causados por erro humano.
4. Implemente medidas administrativas adequadas e instale câmaras de segurança para manter os responsáveis pelo tratamento do dinheiro sob controlo.

Se seguirmos diligentemente os conselhos acima referidos, podemos garantir que pelo menos 99% dos fechos de caixa da nossa empresa estão correctos.